• Henkilöluettelo pisteineen lähetetään alempana esitettyjen ohjeiden mukaisesti kirjoitettuna sähköpostina
  
  • sekä  mp-rekisterin pitäjälle (Leo Neimo)
    
  • että  SBL:n toiminnanjohtajalle (Hulda Ahonen).
    
  Luettelo voi olla joko sähköpostin liitetiedostona tai sähköpostin runko-osaan kirjoitettuna / kopioituna.
   
  
• Säädetty voittopistemaksu 35 senttiä/vp maksetaan SBL:n tilille Nordea 154830 - 100496, jäsenkerhon saamalla viitenumerolla merkittynä. Ota yhteys Hulda Ahoseen jos viitenumero ei ole tiedossa tai on unohtunut.

• Muista kirjoittaa voittopisteluettelon ensimmäiselle, puolipisteellä alkavalle riville kerhosi nimen (ei riitä, että lähettäjän nimi on sähköpostin runko-osassa, sillä liitetiedostot ohjautuvat sähköpostilaatikosta erillään olevaan kansioon).
   
  
• Kirjoita luettelo seuraavasti:
   
  Sukunimi  Etunimi  Voittopisteet
  esim.
   
  ;  Peräkylän Bk:n v. 2008 voittopisteet
  ;  -------------------------------------
  Meikäläinen Matti 33
  Teikäläinen Tiina 44
  Psykström Peter 18
  Maskman Felix 12      
        jne. jne.
  ; Summa: xxxx
   
  
  Huomio:   Sukunimi Etunimi toimii tietokannan avaimena yleisesti omaksutun käytännön mukaan.   Ohjelma ei löydä henkilöä rekisteristä jos etunimi edeltää sukunimeä ja pisteet jäävät silloin rekisteröimättä. Jos kuitenkin etunimi merkitään asteriskilla (ilman välilyöntiä, esim. *Matti Meikäläinen), niin ohjelma tietää vaihtaa nimen osat keskenään ja rekisteröinti onnistuu. Tämä helpottanee luetteloa laadittaessa silloin kun kerhon oma tietokanta on etunimipainotteinen.
   
  
  —   Älä jaa luetteloa usealle rinnakkaiselle palstalle — tiedosto on kirjoitettava yhtenä pitkänä palstana.
  —   Älä jaa pisteitä erikseen kevät- ja syyskausille, vaan kirjoita taulukkoosi kunkin pelaajan koko vuoden 2009 yhteenlaskettu pistekertymä. Luettelo päätetään ylläolevan esimerkin mukaan kirjoittamalla puolipisteellä alkavalle riville kaikkien, kerhossasi voittopisteitä saaneiden pelaajien yhteenlaskettu kertymä vuonna 2009 (ns. tarkistussumma).
  —   Älä sisällytä luetteloon pelaajia, jotka eivät ole saaneet pistettäkään koko vuoden aikana.  (Nolla (0) -pisteellä on mestaripisteiden rekisteröintiohjelmassa tietty laskentaan liittyvä erityismerkitys).
   
  
• Sukunimi siis erotetaan etunimestä ja etunimi voittopisteluvusta joko välilyönnillä tai sarkainmerkillä (eli tabulaattorilla). Pilkkua, pistettä, kaksoispistettä, väliviivaa tai muuta erikoismerkkiä ei tule käyttää erottimena. Kaksoisnimien osat tulee kirjoittaa väliviivalla erotettuina mutta ilman tyhjiä välilyöntejä, kuten Riitta-Liisa, Kivi-Koskinen (myös esim. af-Enehielm ja muut vastaavat sukunimet).
   
  
• Puolipiste rivin ensimmäisenä merkkinä määrittelee kommenttirivin, jolle voidaan kirjoittaa mitä tahansa selventävää informaatiota   (yllä olevassa esimerkissä kaksi otsakeriviä ja viimeinen tarkistussumman rivi).
   
  
• Tiedosto voi olla tavallinen tekstitiedosto (suositeltavaa), Excel-taulukko, Word-dokumentti, Open Office tiedosto, Access tietokantataulukko tai näitä vastaava, kunhan esitetty formaattivaatimus toteutuu.
   
  
• On samantekevää, ovatko nimien kirjaimet isoja vai pieniä tai molempia sekaisin. Nimiä ei myöskään tarvitse lajitella aakkosjärjestykseen tai pisteiden suuruusjärjestykseen. Huomaa, että pisteet ilmoitetaan voittopisteinä eikä mestaripisteinä (eli kokonaislukuna ilman desimaalipistettä, 1 mp = 100 voittopistettä). Eräät kerhot ovat viime vuosina lähettäneet luetteloita, joissa esiintyy voittopisteiden osia, esim. 41,5. Tällaisia lukuja on siis vältettävä — pyöristä desimaaliluvut ylös- tai alaspäin kokonaisluvuiksi.
   
  
• Etunimi on kirjoitettava kokonaisuudessaan, alkukirjain yksin ei ole riittävä!  Jos etunimi ei ole täydellinen, jäävät k.o. henkilön pisteet rekisteröimättä. Tietokoneohjelma ei pysty päättelemään, kuka esim. rekisterin neljästä M. Mäkelästä olisi kulloinkin kyseessä!  Jos tiedät tai epäilet, että rekisteristä saattaa löytyä kaima, on syytä vielä tarkentaa nimi (esim. Nurminen Pirjo A / Nurminen Pirjo Inkeri  tai  Mäkelä Markku / Mäkelä Markku Mikael). Ja vaikka vaihtoehtoa henkilölle ei olisikaan, niin tietokanta joka tapauksessa aina vaatii sisäänlukuun etunimen.  Huomio:   Älä lähetä lempinimiä — henkilöt ovat rekisterissä oikeilla nimillään.
   
  
• Merkitse luetteloon kommenttiriveille yhteystietosi — nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Saattaa ilmetä tarve epäselvyyksien selvittämiseen, esim. jokin nimi vaikuttaa väärältä (kirjoitusvirhe, lempinimi, tarkistussumma ei täsmää ...).
   
  
• Voit nimetä pistetiedoston mielesi mukaan. On kuitenkin suositeltavaa, että tiedostonimen alkuosa (ennen pistettä esiintyvät merkit) toimii kerhosi tunnistimena, ja nimen jatkeosa (eli pisteen jälkeiset kolme kirjainta) ilmentää millä ohjelmalla tiedosto aukeaa (esimerkiksi Word-ohjelmalla laadittuna SALONBK.RTF tai SALONBK.DOC, Excel-ohjelmalla SALONBK.XLS, tavallisella teksturilla SALONBK.TXT yms). On toki huomaavaista tästä huolimatta ilmoittaa, millä ohjelmalla ja sen versiolla tiedosto on laadittu.
   
  
• Voittopisteet siis päivitetään rekisteriin vasta vuodenvaihteen jälkeen eivätkä vielä sisälly päivämäärällä  1.1. 2010 /
  31.12. 2009  tulostettavaan rekisteriin. Lähetä silti luettelosi mahdollisimman pian, niin kerhosi jäsenetkin ovat tyytyväisiä. Viime vuonna viimeiset listat saapuivat kirjattaviksi valitettavasti vasta huhtikuussa.

Leo Neimo
3.12. 2009